Zuletzt aktualisiert: 23. November 2021

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Wenn es um die Buchhaltung geht, sind Sicherheit und gute Organisation das Wichtigste. Wenn wir die Registrierkasse mit einem Wort beschreiben müssten, wäre „must-have“ für viele das richtige.

Egal, ob dein Unternehmen klein, mittelgroß oder groß ist, eines der grundlegenden Teile, wenn du darüber nachdenkst, ist dieses Werkzeug, das dir helfen kann, deine Einnahmen (und viele deiner Prozesse) zu verwalten, zu organisieren und zu rationalisieren. Dieser Leitfaden soll dir deine Kaufentscheidung erleichtern und dir helfen, das Kassenmodell zu finden, das am besten zu deinen Bedürfnissen passt.




Das Wichtigste in Kürze

  • Der Name sagt schon alles. Die Registrierkasse registriert und addiert automatisch den Betrag der Verkäufe. Das hilft, menschliche Fehler und interne Diebstähle zu kontrollieren.
  • Studien zeigen, dass die Registrierkasse die Arbeitszeit reduziert und die Tageseinnahmen erhöht, weil alles automatisiert ist.
  • Sie ist für jede Art von Unternehmen unverzichtbar. Ob klein oder groß, mit vielen oder wenigen Kunden, es ist notwendig, mit Hilfe einer Registrierkasse genaue Aufzeichnungen zu führen.

Kasse Test: Die besten Produkte im Vergleich

Willkommen bei unserer Auswahl. Im Folgenden findest du die am besten geeigneten Registrierkassen für dein Unternehmen und berücksichtigst dabei die herausragenden Eigenschaften jeder einzelnen. Machst du mit?

Einkaufsführer: Was du über Registrierkassen wissen musst

Wir wissen, dass du das Beste für dein Unternehmen willst und deshalb bist du bis hierher gekommen. Egal, ob du ein kleines Geschäft oder ein großes Unternehmen bist, du wirst versuchen, die besten Elemente zu haben, damit du so produktiv wie möglich arbeiten kannst.

Ein wesentliches Element ist die Registrierkasse. Ein Werkzeug, mit dem du das Geld, das in deinem Unternehmen ankommt, richtig kontrollieren und verwalten kannst. In diesem Artikel verraten wir dir alles, was du über Registrierkassen wissen musst.

Studien zeigen, dass die Registrierkasse die Arbeitszeit reduziert und die Tageseinnahmen erhöht, weil alles automatisiert ist. (Quelle: Joseasreyes: 5895578/ 123rf.com)

Wozu dient eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse ist in vielerlei Hinsicht hilfreich, vor allem, um die Gewinne des Unternehmens besser kontrollieren zu können. Damit kannst du Geschäftsvorgänge berechnen und aufzeichnen sowie Geld in der Kasse aufbewahren.

Sie druckt eine Quittung für den Kunden aus und sorgt so für Sicherheit und Vertrauen. Außerdem ist eine ihrer Hauptfunktionen die eines Finanzbuchhalters, da sie eine Kopie des Kassenbons für den Besitzer aufbewahrt.

Mit einer Registrierkasse kannst du also:

  • Rekordumsatz.
  • Den Überblick über das Inventar behalten.
  • Nutze es für die Steuerkontrolle.
  • Verarbeite Kreditkartenzahlungen durch die Integration des Kreditkartenlesegeräts.
  • Erfasse die Einkäufe deiner Kunden für zukünftige Marketingkampagnen.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Registrierkasse?

In diesem Abschnitt geht es darum, besser zu verstehen, wie wir die Vorteile einer Registrierkasse nutzen können. Das hat sowohl positive als auch negative Aspekte. Deshalb sagen wir dir, welche Vor- und Nachteile du bei diesem Gerätetyp findest.

Vorteile
  • Genauigkeit.
  • Sicherheit.
  • Nachverfolgung von Transaktionen.
  • Beschleunigung von Prozessen.
  • Druckt Quittungen und Rechnungen.
Nachteile
  • Schulung ist notwendig.
  • Mindestmaß an Computerkenntnissen.
  • Mögliche Fehler im Betriebssystem.

Wie funktioniert eine Registrierkasse?

Zunächst einmal muss die Registrierkasse an das Stromnetz angeschlossen werden, wenn sie das muss. Heutzutage gibt es aber auch Modelle, die mit Batterien arbeiten (damit die Kasse auch bei einem Stromausfall weiterläuft).

Die Registrierkasse hat einen Ziffernblock, auf dem wir den Betrag eingeben können. Zusammen mit der Kassenöffnungstaste öffnet sich die Kasse automatisch und gibt den Bon aus. Die Kasse öffnet sich nie von selbst, es sei denn, sie wird nach einem Verkauf geöffnet.

In den modernsten Kassenmodellen ist in der Regel eine Barcode-Scanpistole enthalten. Auf diese Weise wird der Betrag angezeigt, wenn wir den Code eines beliebigen Artikels übergeben. Eine Funktion, die die Arbeit erleichtert und es uns ermöglicht, mehrere Artikel gleichzeitig zu erfassen.

Außerdem ist es möglich, die Kasse zu sperren, falls jemand eindringt, um zu stehlen und die Kasse öffnen will.

Außerdem lassen sich damit Funktionen wie Rabatte, Gutschriften oder Stornierungen von Verkäufen programmieren (immer die dafür vorgesehene Taste drücken).

Unverzichtbar für jede Art von Geschäft. Ob klein oder groß, mit vielen oder wenigen Kunden, es ist notwendig, mit einer Registrierkasse genaue Aufzeichnungen zu führen. (Quelle: Vaquero: 120099608/ 123rf.com)

Wann sollte man eine Registrierkasse kaufen?

Wenn du mit dem Gedanken spielst, ein neues Unternehmen zu gründen, ist eines der ersten Dinge, an die du denken solltest, der Kauf einer Registrierkasse. Warum? Denn es ist der Ort, an dem jeder deiner Verkaufsschritte aufgezeichnet wird, und es hilft dir, Schritte zu vereinfachen und Verkaufsprozesse zu straffen.

Es ist auch eine gute Gelegenheit, wenn du dein Geschäft umgestalten willst und dich für ein moderneres, schnelleres und nützlicheres System entscheidest. Stell dir vor, du kannst die Aufzeichnungen deiner Kunden nutzen, um ihnen eine E-Mail mit den Verkaufstagen zu schicken. Klingt gut, oder?

Wer kann eine Registrierkasse nutzen?

Jeder Angestellte, Manager, Eigentümer oder jede Person, die ein Mobiltelefon benutzen kann, kann eine Registrierkasse nutzen. In der Regel enthalten sie sehr einfache Systeme und Richtlinien. Nach einer kurzen Lektüre der Anleitung bist du bereit, sie zu benutzen.

Es ist erwähnenswert, dass der Kauf einer Registrierkasse oft mit einem Installations- und Programmierservice einhergeht. Sie sorgen nicht nur für die perfekte Positionierung, sondern bieten dir auch die nötige Hilfe, um mit der Nutzung zu beginnen.

Eines der wichtigsten Elemente, wenn du an dein Unternehmen denkst. (Quelle: Young: 5852003/ 123rf.com)

Gibt es irgendwelche Vorschriften für eine Registrierkasse?

Ja. Nach dem Gesetz sind alle Unternehmen verpflichtet, ihre Bargeldbewegungen zu registrieren. Außerdem müssen sie eine Kopie der gleichen vereinfachten Rechnung aufbewahren, die ihnen ausgestellt wurde. Mit welchem Element wird diese Verpflichtung erfüllt? Mit der Registrierkasse.

Deshalb ist es sehr wichtig, eine Registrierkasse in deinem Betrieb zu haben. Es wird dir nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern du erfüllst damit auch die steuerlichen Pflichtaufgaben.

Alle Arten von Unternehmen und Freiberuflern sind verpflichtet, für die Erbringung von Dienstleistungen oder die Herstellung von Produkten, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit erbringen, eine Rechnung und eine Kopie davon auszustellen.

Welche Arten von Registrierkassen gibt es?

Auf dem Markt lassen sich drei Typen von Registrierkassenmodellen unterscheiden, die sich durch unterschiedliche Merkmale auszeichnen:

Klassisches Modell Digitales oder Touch-Modell POS-Modell
Computerkomplexität Niedrig. Mittel. Etwas hoch, je nach Modell.
Größe Mittel. Kleiner und leichter. Kann in Teile zerlegt werden, nimmt aber im Allgemeinen viel Platz ein.
Display NEIN: Nur Nummernanzeige. Touch oder mittelgroßes LCD. Großer Touch oder zugehöriger PC-Monitor.
Ticketdetails Einfach. Einfach. Umfassender.
Preis Wirtschaftlich und langlebig. Wirtschaftlich mit laufendem Servicebedarf. Höher mit monatlichem Servicebedarf.
Barcodescanner Nein. Ja. Ja.
Preis Am wirtschaftlichsten. Mittel. Etwas höher.

Kaufkriterien

Wir wissen, dass es bei der Eröffnung eines Unternehmens mehrere Faktoren zu berücksichtigen gibt. Dazu gehört auch die Entscheidung, welche Art von Registrierkasse für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Aspekte, die Sie kennen sollten, um das Modell zu erwerben, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt und maximale Leistung erbringt.

Geschäftsart

Bevor wir dir bei der Entscheidung helfen, welche Registrierkasse am besten für dein Unternehmen geeignet ist, sollten wir erst einmal definieren und klären, welche Art von Unternehmen du hast:

  • Klein: Weniger als 20 Beschäftigte (meist mit weniger als 10). Zusammen mit den mittelständischen Unternehmen sind sie die größte Unternehmensart, die es gibt.
  • Mittel: Zwischen 20 und 200 Beschäftigte.
  • Groß: Mehr als 200 Mitarbeiter.
Wenn ich habe Ich muss kaufen
Kleines Unternehmen Traditionelle oder digitale Registrierkasse.
Mittleres Unternehmen Digitale oder Touch-Kasse.
Großes Unternehmen Registrierkasse mit POS.

Sicherheitssystem

Wie wir eingangs erwähnt haben, ist einer der wichtigsten Punkte die Sicherheit Ihres Geldes und des Unternehmens im Allgemeinen. Dies sollte auch bei der Auswahl der Registrierkasse berücksichtigt werden.

  • Schlüssel: Dies ist das traditionelle Sicherheitssystem und das am weitesten verbreitete vor dem großen Fortschritt der Technologie. Kassen mit diesem System können nur mit einem Schlüssel geöffnet werden oder wenn ein Kauf registriert wird. Nur die für den Betrieb verantwortliche Person oder eine Vertrauensperson hat den Schlüssel zum Öffnen der Kasse.
  • Digital: Dieses Kassensicherheitssystem hat dank des integrierten Computersystems das Leben für viele einfacher gemacht. Es ist schnell, praktisch und sicher. Es enthält ein modernes digitales System, bei dem Passwörter für den Zugang verwendet werden. Obwohl jeder Beschäftigte über die Passwörter verfügen kann, ist es ratsam, sie auf den vertrauenswürdigsten Manager zu beschränken. In Bezug auf die Ästhetik vermittelt es ein modernes Bild des Unternehmens.
  • POS: Das „Point of Sale Terminal“ enthält das neueste Sicherheitssystem, das heute verfügbar ist. Der Zweck eines Datentelefons ist es, diese schwierige Verbindung zwischen dem Laden und der Bank auf direktem, schnellem und effizientem Weg herzustellen. Es verfügt über ein integriertes System, das Betrug und Datenschutzverletzungen verhindert, die sich am Ende des Monats sehr nachteilig auf dein Endergebnis auswirken können.

Jeder geschulte Mitarbeiter kann die Registrierkasse bedienen. (Quelle: Liver: 7k6lKGhQXcQ/ Unsplash.com)

Komponenten

Wie viele Teile kannst du beim Kauf einer Registrierkasse berücksichtigen?

  • Kassenschublade: Hier werden Geld, Kreditkartenbelege und andere Dokumente aufbewahrt. Kassenschubladen müssen stabil sein und dem ständigen Öffnen und Schließen standhalten.
  • Touchscreen: Eine moderne Option, die es den Nutzern ermöglicht, einfacher und schneller mit dem Computer zu interagieren. Die Touch-Funktionalität ersetzt nicht nur die Tastatur und die Maus, sondern spart auch Platz auf dem Schreibtisch.
  • Tastatur: Wenn du dich für ein Kassensystem ohne Touchscreen entscheidest, dient die Tastatur als primäre Schnittstelle. Viele Einzelhändler benötigen spezielle Funktionen, die nur Tastaturen bieten können.
  • Computer: Ein wichtiger Teil, wenn es um eine digitale Registrierkasse geht. Es ist die Komponente, die die Software ausführt. Es kann ein Standard-Betriebssystem haben, mit dem die Maschine läuft, oder es kann mit proprietärer Software des Anbieters geladen sein.
  • Quittungsdrucker: Notwendiges Element, um einen Beleg der Transaktion für den Kunden und auch für den Laden zu drucken. Hilft bei der Einnahmekontrolle.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Kosten für eine Registrierkasse hängen von ihrer Größe, ihrem Modell, ihren Funktionen und ihrem Zubehör ab. Du kannst günstige klassische Kassen oder teurere Modelle mit fortschrittlicher Technologie finden:

  • Klassische Registrierkasse: Kann zwischen 150 € und 250 € erworben werden. Die einfachste Variante für kleine Geschäfte und Bars. Es sind keine Kosten für regelmäßige Software-Updates erforderlich. Seine Nutzungsdauer beträgt in der Regel etwa 10 Jahre.
  • Touch-Kasse: Sie sind meist so zusammengebaut, dass alles in einem Stück ist und du sofort loslegen kannst. Du bekommst das alles für 200 bis 400 €. Allerdings ist es so aufgebaut, dass du, wenn etwas schief geht, von dem Unternehmen abhängig bist, das alles installiert hat. Je nach Problem kann dieser Service teuer sein. Seine Lebensdauer beträgt normalerweise etwa 5 Jahre.
  • Registrierkasse mit POS: Du brauchst einen Computer, Software und eine Internetverbindung. Wenn wir uns für die billigste Variante entscheiden, die alle Komponenten enthält, kann sie zwischen 400€ und 500€ kosten.

Wenn du bereits einen Computer hast, reduzieren sich die Kosten auf den Drucker, die Schublade und den Scanner. Du musst auch die Kosten für die Software berücksichtigen, die in der Regel monatlich anfallen, da Support und Updates sehr wichtig sind. Die Nutzungsdauer könnte zwischen 8 und 12 Jahren liegen.

Fazit

Wie wir gesehen haben, ist die Registrierkasse einer der wichtigsten Punkte, wenn du über die Eröffnung oder Umgestaltung deines Geschäfts nachdenkst, egal für welches du dich entscheidest.

Sie ist dafür zuständig, alle finanziellen Bewegungen zu registrieren, deine Verkäufe gut zu organisieren und den Prozess mit dem Kunden zu erleichtern und zu beschleunigen. Außerdem stellt sie u.a. Tickets und Rechnungen für steuerliche Verpflichtungen aus.

Inhaber und Angestellte verschiedener Unternehmen haben bestätigt, dass sich ihr Wohlbefinden nach dem Erwerb der für ihr Unternehmen am besten geeigneten Registrierkasse erhöht hat, wenn sie mit einem hohen Volumen arbeiten. Hast du dich schon für deine Empfehlungen entschieden?

Wenn dir unser Leitfaden gefallen hat, teile ihn bitte mit deinen Freunden und deiner Familie in den sozialen Medien. Bis bald!

(Bildquelle: Popov: 13896151/ 123rf.com)

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